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Gérons les projets

jeudi 10 mai 2007, par administrateur

A force d’expliquer ma méthode de gestion de projet, j’ai eu envie de la mettre sur mon site...

Je gère pas mal de projets organisationnels et informatiques depuis quelques temps déjà.

Oh, certes, cela ne fait pas de moi un pro de la gestion de projet, mais à force de lire des bouquins sur la gestion de projet, je me suis fait "ma petite méthode" qui est ni plus ni moins qu’une version édulcorée de LA gestion de projet enseignée un peu partout.

Cette methode est applicable à un projet informatique en règle générale.

1- Expression du besoin

Ca, c’est l’étape préalable, on ne commence pas un projet si quelqu’un n’en a pas éprouvé le besoin. Et le client/demandeur doit exprimer son besoin.

Pour exprimer ce besoin, il existe plusieurs méthode :
- Cahier des charges. Le client exprime dans son langage ses besoins sur papier, de la façon la plus claire possible. Ce cahier des charges peut être plus ou moins exhaustif. Plus exhaustif, le besoin sera plus ciblé et la réalisation d’avantage conforme aux attentes mais moins susceptible de s’adapter à des solutions existantes. Moins exhaustif, la solution sera peut-être plus simple, mais risque d’être moins conforme aux attentes.
- Entretien commanditaire : le chef de projet interviewe le client et lui pose les questions qui permettront à l’un d’exprimer ses attentes et à l’autres de savoir ce qui est attendu...

Cette phase est souvent réalisée trop vite, ce qui oblige à y revenir plus tard et retarde le projet... car on a omis des choses...

2- Reformulation du besoin

Là, c’est le chef de projet (pas le client, l’autre...) qui réécrit avec ses mots ce qu’il a compris de la demande. Cela permet d’apporter quelques aspects techniques dans l’ensemble du commencement du projet.

Cette reformulation est soumise pour approbation au client qui modifie éventuellement cette reformulation afin q’uelle colle le plus possible à la demande.

Bref, on revient à la première étape, l’expression du besoin.

Une fois que tout le monde s’est bien compris, je préconise de faire signer cette reformulation du besoin pour acter le périmètre du projet.

Toute demande ultérieure remettra en cause le périmètre du projet, mais aussi le temps associé et donc l’argent induit.

3- Etat des lieux

Cette étape est souvent comprise par les débutants par : « comment ça se passe actuellement dans l’entreprise » ?

En fait un état des lieux doit permettre de :
- Voir effectivement comment un processus fonctionne dans l’entreprise/la collectivité.
- Interviewer les utilisateurs sur le fonctionnement actuel et leurs attentes
- Voir comment ce processus, ce besoin est satisfait dans d’autres collectivités/entreprises.
- Déterminer l’offre du marché. Existe-t-il des logiciels, des services, des prestations qui permettent de répondre rapidement au besoin (sous-traitance).
- Déterminer l’environnement et ses contraintes (techniques, organisationelles, ...)

4- Propositions

Une fois l’état des lieux effectué, on peut enfin, après un peu de réflexion, bien évidemment, passer aux propositions.

Souvent, plusieurs alternatives sont possible pour répondre à un besoin. dans ce cas, chaque alternative sera explicitée par rapport à ses limitations respectives et chiffrée (temps, homme, matériel, coût).

Des planning estimatifs doivent être réalisés à cette étape, en prenant compte des agendas/calendriers de chacun.

Certains trouveront cela exagéré, mais je multiplie toujours par 2 le temps que j’estime nécessaire. en effet, cela évite les problèmes, donne de la souplesse et les retards sont légiosn dans chaque projet. Autant que chacun connaissent des marges raisonnables. Mieux vaut finir un projet en avance que trop tard...

5- Choix par le client

En fonction de vos propositions, mais aussi de son souhait/budget, le client va réaliser un choix.

Il faut acter ce choix, qui détermine la seconde phase : la mise en oeuvre de la solution.

6- Mise en oeuvre de la solution

A cette étape, il n’existe pas de solution toute faite, chaque projet est unique.

Mais je peux vous citer parmi les méthodes :
- la méthodologie de développement en escargot (j’ai pas dit de l’escargot) : une maquette, validation de la maquette, développement du produit maquetté, ajout de fonctionnalités sur la maquette, validation de la maquette, développement du produit maquetté, etc.

7- L’évaluation du projet

Ce n’est pas parce qu’un projet est terminé et fonctionne que tout est fini !

Il faut penser à évaluer ce qui a été réalisé :
- quels sont les ecueils et les points positifs dans ce projet
- comment évaluer, quels sont les indicateurs permettant de constater une amélioration/dégradation depuis la mise en place de la solution
- le projet est-il une réussite et peut-on le maintenir ?

Bon il y a certainement plétore de points que j’oublie, mais il est tard...
Je complèterai cet article (on dit billet sur un blog, jean...) au fur et à mesure.